ISO 9001:2015 e processi aziendali

Si è tanto parlato, anche prima dell’uscita della nuova edizione delle normative ISO 9001:2015, della novità legata al cosiddetto Risk-Based Thinking, e cioè all’introduzione della prospettiva del Rischio nelle strategie di gestione del Sistema Qualità. Gli approcci possibili sono tanti, e si dovrà anche capire come questo nuovo requisito verrà valutato dagli auditor degli enti di certificazione.

Fatta questa doverosa premessa, in questa sede vogliamo sottolineare come in realtà ci sia una novità ancora più importante, che non è una vera e propria novità ma un dare importanza ad un concetto che era già stato introdotto con la Vision 2000 ma che, almeno stando alla nostra esperienza, era stato molto sottovalutato sia dalle aziende che dai valutatori: i processi aziendali. E, in particolare, a noi interessa parlarne da un punto di vista della gestione informatizzata.

I punti 4.4.1 e 4.4.2 della nuova edizione della norma ci dicono che per i processi aziendali è necessario:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati)
  • determinare le risorse
  • affrontare i rischi
  • mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi;
  • conservare informazioni documentate affinché si possa avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato.

Come già detto in un altro articolo, chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni dei processi sono i programmi Office. In altre parole i processi aziendali non hanno la stessa dignità informatica di altre entità quali clienti/fornitori, prodotti, progetti, ecc… Ciò è ovviamente sbagliato, perchè dall’elenco sopra riportato si evincono chiaramente due cose:

  1. i processi sono un’entità “viva”, che produce continuamente informazioni che devono poi essere elaborate per aumentare la conoscenza del funzionamento dei processi stessi, e migliorarli;
  2. molte delle informazioni richieste sono già presenti in altri sistemi, e quindi sarebbero solo da “collegare” in maniera logica a ciascun processo.

QualiWare, con il suo modulo Process Designer, mette a disposizione uno strumento che consente di informatizzare la gestione dei processi soddisfacendo i requisiti della norma sopra riportati. Ogni processo ha una sua scheda anagrafica (al pari di clienti/fornitori, articoli, ecc.) dove sono raccolti tutti gli elementi che lo caratterizzano, legandoli, laddove necessario, ad informazioni che risiedono su altri moduli di QualiWare o su altri database aziendali. In questo modo è possibile avere un monitoraggio continuo sul processo stesso, suoi suoi indicatori, sui rischi, ecc…

 

Il supporto ICT per la nuova ISO 9001:2015

Potremmo iniziare questo articolo dicendo che finalmente è uscita una norma che offre a noi informatici un bel aiuto. Forse abbiamo uno strumento utile per convincere i nostri clienti a mettere ordine nelle informazioni che gestiscono per garantire l’operatività dei processi aziendali. Ci riferiamo in particolare alla base informativa utilizzata per la gestione della Qualità, ma il discorso che faremo potrebbe estendersi anche ad altri ambiti.

Cercheremo di spiegarvi come la nuova norma stimoli l’uso di strumenti ICT strutturati più che in precedenti versioni.

Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:

  1. Identificazione e descrizione;
  2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
  3. Disponibilità e protezione;
  4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
  5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
  6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
  7. Conservazione ed eliminazione.

Chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni del  SGQ sono i programmi Office, archiviati su cartelle del server o dei PC, e le e-mail. E’ evidente che con essi risulta piuttosto complicato, da un punto di vista informatico, rispettare tutti i sopra indicati requisiti. Ma in realtà con le precedenti versioni delle norme non c’era alcuna prescrizione che obbligasse ad utilizzare strumenti differenti, più strutturati.

Ma cosa significa strutturare l’informazione? Significa avere un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
Non c’è nulla di male ad utilizzare Word o Excel per conservare le informazioni, a patto che i files, e l’accesso agli stessi, siano gestiti da un applicativo, così come avviene per DDT e fatture.

L’approccio ICT strutturato alla Gestione della Qualità non viene purtroppo ancora considerato come un investimento finalizzato al recupero di efficienza e/o alla conformità, e i motivi di questo possono essere così riassunti:

  • è un ambito culturalmente complesso, dove gli utenti sono esigenti e sul quale analisti e programmatori devono avere specifica esperienza;
  • il budget è assorbito da altri ambiti ICT (es. l’ERP);
  • manca(va) un requisito specifico che preveda l’uso di strumenti ICT;
  • vi è scarsa comprensione dei vantaggi ottenibili con un uso mirato degli strumenti ICT nella Qualità;
  • viene considerato sufficiente l’utilizzo di strumenti Office, della e-mail e delle cartelle del server.

Come detto in premessa, la ISO 9001:2015 è un contributo importante per scardinare queste convinzioni, che sono molto radicate nelle aziende. E ciò avverrà se gli addetti ai lavori, non solo del mondo della Qualità, ma anche informatici, metteranno da parte un po’ di pregiudizi.

Noi di Analysis, come sempre, faremo del nostro meglio, e QualiWare si è già evoluto, e ancora tanto si evolverà, per supportare le aziende in questo cambiamento di mentalità.

Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

 

Nuovi strumenti per le nuove ISO 9001

Manca poco, ormai, al rilascio delle nuova edizione delle normative ISO 9001, che è previsto per settembre.

Come avevamo preannunciato all’inizio di questo 2015, ci siamo preparati al meglio implementando una serie di funzionalità che consentiranno ai nostri clienti, attuali e futuri, di fare un salto di qualità nella gestione delle informazioni, e di trarre da esse la conoscenza necessaria non solo per il miglioramento dei processi ma anche per l’analisi del rischio, che si presenta come la grande novità della nuova edizione delle norme.

Desidero qui di seguito riepilogare alcune di queste novità, quelle che, sono sicuro, apriranno nuove prospettive nell’uso di QualiWare, rendendolo uno strumento globalmente utilizzato in azienda, e non solo dagli uffici che si occupano di Qualità, Sicurezza e Ambiente. In altre parole una piattaforma di sviluppo completa e integrata con il resto del sistema informativo, e non solo un applicativo dipartimentale.

  • Dashboard Designer: è già stato oggetto di un webinar e di presentazioni svolte presso i nostri clienti, quindi si tratta di uno strumento già conosciuto ai più, ma vale la pena citarlo in quanto è stata la grande novità che ha aperto il 2015. I primi riscontri che abbiamo avuto sono stati molto positivi, finalmente le aziende hanno a disposizione uno strumento semplice con il quale comunicare in modo efficace a tutti gli utenti le informazioni salienti riguardanti i processi.
  • Report Designer: sempre con l’obiettivo di consentire ai nostri clienti una presentazione efficace delle informazioni, abbiamo recentemente rilasciato una nuova funzionalità che consente agli utenti la creazione in autonomia di nuove stampe, e la modifica di quelle esistenti. Il tutto senza costi aggiuntivi di licenza, laddove altri prodotti specifici per la creazione di reportistica presentano (importanti) costi di licenza non solo per la parte di progettazione ma anche per la parte di visualizzazione.
  • Importazione e-mail: come tutti sanno, la e-mail è lo strumento più utilizzato non solo per il trasferimento di informazioni, ma anche per l’archiviazione delle stesse. Nelle mailbox di ciascuno di noi è contenuto un patrimonio di informazioni preziosissimo per l’azienda, che dovrebbe di diritto risiedere in un database condiviso, cosa che molto spesso non accade. Per superare questo limite, abbiamo migliorato il già esistente strumento di importazione automatica documenti, per consentire anche l’importazione di e-mail direttamente da un server Exchange, e anche da Office 365. Diventa in questo modo possibile portare in maniera automatica le e-mail all’interno di un repository condiviso, e, grazie alla ampia possibilità di configurazione, creare collegamenti fra esse ed altre registrazioni di pertinenza, come ad esempio le schede anagrafiche dei clienti o fornitori cui si riferiscono.
  • Importazione dati da Excel: oltre alla e-mail, l’altro strumento più diffuso e spesso impropriamente usato dalle aziende per archiviare informazioni è Excel. Sottolineo che a mio parere Excel è uno strumento perfetto per effettuare elaborazioni su dati esistenti, ma non lo è per archiviare dati inseriti ex-novo, i quali dovrebbero risiedere su un database condiviso e protetto. Ma sappiamo bene che questo, per tanti e diversi motivi, non avviene, perchè Excel è considerato dagli utenti uno strumento molto più flessibile e alla propria portata rispetto ad un database (c’è chi dice che Excel sia l’ERP più diffuso al mondo!). Abbiamo pensato di risolvere il problema mettendo a punto alcuni strumenti semplici per portare i dati da Excel all’interno del database di QualiWare. E per “semplici” non intendiamo “semplici per un programmatore”, ma “semplici per utenti con competenze informatiche normali”.
    Attraverso una apposita configurazione è possibile attivare un servizio di trasferimento automatico nel database di QualiWare dei dati contenuti in moduli Excel ricevuti per esempio su una mailbox condivisa. Questo può consentire di implementare sistemi di raccolta di informazioni provenienti da clienti e fornitori, da integrare poi con il resto del sistema informativo, evitando, ad esempio, l’allestimento di appositi portali web, soluzione che per alcuni tipi di attività può avere un costo non sostenibile in relazione alla necessità.

Vi chiederete: “e di funzioni specifiche per l’analisi dei rischi ne avete sviluppate?”. La risposta è, ovviamente, “sì”, e saranno basati sugli strumenti che ho sopra illustrato. Essi saranno oggetto di alcuni eventi che organizzeremo da settembre in poi.

Quindi, come si dice in questi casi “stay tuned”, e buone ferie!

Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.


QualiWare 2015 su Windows 10

Windows 10

Nei giorni scorsi Microsoft ha presentato la nuova release di Windows, denominata “10“, il cui rilascio è atteso per la fine del 2015. Dal momento che è disponibile una Technical Preview (scaricabile qui), ne abbiamo approfittato per provarla installando una preview di QualiWare 2015.

Il processo di installazione, sia di Windows 10 che di QualiWare, è stato molto rapido, e subito siamo rimasti impressionati dalle performance del programma, nonostante l’hardware utilizzato per il server di virtualizzazione non fosse particolarmente potente (si trattava di un server datato con processore Intel i5 e dischi SATA). L’impressione è che Microsoft abbia continuato il processo di ottimizzazione dell’uso delle risorse avviato con Windows 7 e continuato con Windows 8.

Abbiamo gradito molto la ricomparsa del menu “Start”, anche se in forma rivista. Ora infatti, cliccando sull’icona in basso a sinistra, si presenta un menu che è di fatto un ibrido fra il vecchio e mai troppo rimpianto menu Start presente fino a Windows 7 (e utilizzabile su Windows 8 solo installando una utility di terze parti come ad esempio ClassicShell) e l’interfaccia metro di Windows 8.

Per il resto, Windows 10 si presenta, in questa preview, molto simile all’attuale Windows 8.1. Non si segnalano particolari novità, ma va detto che, come Microsoft stessa ha dichiarato, la Technical Preview è un’anticipazione molto lontana da quella che sarà la release definitiva. E’ anche vero che, se guardiamo il sistema operativo da un punto di vista dell’uso aziendale, ciò che ci aspettiamo da questa nuova versione è una modalità operativa che sia, per gli utenti business, più simile a Windows 7, che è ormai il sistema operativo più diffuso in ambito aziendale. Da questo punto di vista, la reintroduzione del menu Start, e la presentazione di default del desktop, rappresentano a nostro parere la novità fondamentale (anche se in realtà è un ritorno al passato) in grado di togliere ai dipartimenti IT quei pregiudizi che hanno fino ad ora impedito la diffusione nelle aziende di Windows 8.

Ing. Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

QualiWare su Windows 10
QualiWare su Windows 10

2015: 20 anni di QualiWare, con grandi novità in arrivo

2015

Il 2015 è arrivato. Per QualiWare sarà un anno importantissimo, per almeno tre motivi.

Il primo di essi è il fatto che quest’anno festeggeremo i 20 anni dall’avvio del progetto. Siamo orgogliosi del lavoro fatto in questo lungo periodo, con una crescita costante dell’azienda e con essa del numero di clienti (abbiamo da diverso tempo superato le 500 installazioni), ma non è nostra abitudine guardare al passato, e già da diversi mesi stiamo lavorando ad una nuova e rivoluzionaria versione di QualiWare, e questo è il secondo motivo per il quale quello appena cominciato sarà un anno fondamentale per la nostra azienda.

Attraverso appositi eventi, in primis i seminari on-line (o webinar, come si definiscono comunemente) che tanto gradimento hanno incontrato preso i nostri clienti da quando li abbiamo introdotti due anni fa, illustreremo tutte le novità della nuova versione, che spaziano da un’interfaccia grafica rinnovata, a nuove funzioni per la collaborazione e per la rintracciabilità dei documenti, tenendo presente che il 2015 segnerà anche l’uscita delle nuove versioni delle ISO 9001 e delle ISO 14001 (potete leggerne un’anticipazione qui), e questo è il terzo motivo.

QualiWare accompagnerà i propri clienti, presenti e futuri, nell’adeguamento dei Sistemi di Gestione alle rinnovate edizioni delle normative, tenendo presente che fra le novità ci sarà anche una maggiore importanza data alla gestione dell’informazione tramite strumenti informatici, aspetto che nelle precedenti versioni non era particolarmente enfatizzato, il che ha contribuito a far sì che le aziende non fossero portate a strutturare in modo adeguato, attraverso apposite applicazioni, la gestione informatica dei dati e delle informazioni dei Sistemi Qualità, Sicurezza e Ambiente.

Auguro quindi ai nostri clienti, e a tutti coloro che sono interessati a QualiWare, un 2015 all’insegna della crescita, aziendale e personale.

Ing. Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

Rassegna stampa: Il progetto AHAi presentato a Cibustec 2014 su Repubblica.it

Vi segnaliamo l’articolo “L’azienda che punta all’intelligenza artificiale: “Attiriamo i cervelli” pubblicato su Repubblica.it relativamente all’azienda Henesis partner di Analysis e AAC Consulting nel progetto “AHAi” presentato al Cibustec 2014 alle Fiere di Parma.

“AhAi” è un progetto di sviluppo organizzativo che integra formazione professionale, raccolta dei dati documentali  e controllo dei processi di qualità, utilizzando le tecniche garantite dall’intelligenza artificiale. In questo progetto Analysis ha curato l’archiviazione e l’informatizzazione dei documenti aziendali.
Alla kermesse dedicata al food processing sono stati presentati i risultati ottenuti, applicando la piattaforma in una realtà manifatturiera.

L'azienda che punta all'intelligenza artificiale: "Attiriamo i cervelli"

Nella foto (da sinistra):
M.Franchi di AAC Consulting, L. Ascari di Henesis e Pier Alberto Guidotti di Analysis